Rozliczanie projektów UE

Otrzymanie dotacji to dopiero pierwszy etap. Żeby środki zostały prawidłowo wypłacone i utrzymane, projekt musi być właściwie zrealizowany, udokumentowany i rozliczony.

Usługa Rozliczanie projektów UE jest skierowana do firm, które otrzymały dofinansowanie i potrzebują wsparcia w prowadzeniu dokumentacji, przygotowywaniu wniosków o płatność, komunikacji z instytucją oraz kontroli zgodności projektu z umową.

Pomagamy w rozliczaniu projektów finansowanych m.in. z programów:

• Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki — FENG,
• Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej — FEPW,
• Fundusze Europejskie dla Podkarpacia 2021–2027,
• programów regionalnych,
• krajowych i unijnych programów wsparcia dla przedsiębiorstw.

Obsługujemy przede wszystkim projekty inwestycyjne, technologiczne, innowacyjne, B+R, automatyzacyjne, robotyzacyjne, środowiskowe i rozwojowe.

Dlaczego rozliczanie projektu UE jest tak ważne?

W praktyce wiele problemów z dotacją nie wynika z samego pomysłu na projekt, ale z błędów na etapie realizacji i rozliczenia.

Najczęstsze ryzyka to:

• nieprawidłowe opisanie faktur,
• braki w dokumentach księgowych,
• źle przygotowany wniosek o płatność,
• brak wymaganych załączników,
• błędy w dokumentacji wyboru dostawców,
• niezgodność zakupu z budżetem projektu,
• zmiany w harmonogramie bez odpowiedniego uzasadnienia,
• brak dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźników,
• problemy z rozliczeniem zaliczki,
• nieprawidłowa promocja projektu,
• opóźnienia w komunikacji z instytucją.

Dobrze prowadzone rozliczenie ogranicza ryzyko korekt, opóźnień w wypłacie środków, wezwań do uzupełnień i problemów podczas kontroli.

Jakie projekty rozliczamy?

Rozliczanie projektów FENG

Wspieramy firmy realizujące projekty w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki. Dotyczy to szczególnie projektów związanych z inwestycjami technologicznymi, wdrożeniami innowacji, pracami B+R, automatyzacją, robotyzacją oraz zakupem maszyn, urządzeń i oprogramowania.

W projektach FENG szczególnie ważna jest spójność między:

• wnioskiem o dofinansowanie,
• umową,
• budżetem,
• harmonogramem,
• wskaźnikami,
• dokumentacją techniczną,
• fakturami i protokołami odbioru.

Pomagamy uporządkować dokumenty i przygotować rozliczenie tak, aby było zgodne z założeniami projektu i wymaganiami instytucji.

Rozliczanie projektów Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej

Pomagamy przedsiębiorcom realizującym projekty w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej. Program obejmuje wsparcie rozwoju i konkurencyjności województw Polski Wschodniej, w tym m.in. województwa podkarpackiego, lubelskiego, podlaskiego, świętokrzyskiego i warmińsko-mazurskiego.

Najczęściej wspieramy firmy przy rozliczaniu projektów inwestycyjnych, technologicznych, wzorniczych, środowiskowych, automatyzacyjnych i rozwojowych.

Rozliczanie projektów Fundusze Europejskie dla Podkarpacia

Obsługujemy także projekty realizowane w ramach programu Fundusze Europejskie dla Podkarpacia 2021–2027. To szczególnie ważne dla firm z Rzeszowa, Podkarpacia i regionu, które korzystają ze wsparcia na rozwój działalności, innowacje, efektywność energetyczną, cyfryzację, inwestycje produkcyjne lub projekty usługowe.

Pomagamy w bieżącej obsłudze rozliczeń, kompletowaniu dokumentów, przygotowywaniu wniosków o płatność i reagowaniu na uwagi instytucji.

Co obejmuje usługa rozliczania projektów UE?

1. Analiza umowy i dokumentacji projektu

Na początku sprawdzamy dokumentację projektu:

• umowę o dofinansowanie,
• wniosek o dofinansowanie,
• budżet,
• harmonogram,
• wskaźniki,
• regulamin naboru,
• korespondencję z instytucją,
• dotychczasowe wnioski o płatność,
• dokumenty księgowe i zakupowe.

Celem jest ustalenie, jakie obowiązki ma beneficjent i jakie elementy projektu wymagają szczególnej kontroli.

2. Przygotowanie wniosków o płatność

Pomagamy przygotować wnioski o płatność pośrednią, końcową lub zaliczkową. Sprawdzamy kompletność dokumentów, kwalifikowalność wydatków, zgodność faktur z budżetem oraz wymagane załączniki.

3. Kontrola dokumentów księgowych i zakupowych

Weryfikujemy, czy dokumenty są zgodne z projektem i wymaganiami programu. Sprawdzamy m.in.:

• faktury,
• potwierdzenia płatności,
• protokoły odbioru,
• umowy z dostawcami,
• dokumentację wyboru wykonawców,
• opisy dokumentów,
• dokumenty techniczne,
• dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników.

4. Obsługa korespondencji z instytucją

Pomagamy przygotowywać odpowiedzi na pytania, wezwania do uzupełnień, prośby o wyjaśnienia i uwagi do wniosków o płatność.

Dbamy o to, aby komunikacja z instytucją była spójna z dokumentacją projektu i nie generowała dodatkowych ryzyk.

5. Monitoring harmonogramu, budżetu i wskaźników

Na bieżąco sprawdzamy, czy projekt jest realizowany zgodnie z założeniami. W razie potrzeby wskazujemy ryzyka związane z opóźnieniami, zmianami zakresu, przesunięciami w budżecie lub problemami z osiągnięciem wskaźników.

6. Wsparcie przy zmianach w projekcie

Jeżeli w projekcie trzeba zmienić harmonogram, dostawcę, zakres rzeczowy, parametry inwestycji albo termin realizacji, pomagamy ocenić, czy zmiana wymaga zgody instytucji, aneksu albo dodatkowego uzasadnienia.

7. Przygotowanie do kontroli projektu

Pomagamy uporządkować dokumentację przed kontrolą, sprawdzić kompletność załączników i przygotować firmę do przedstawienia projektu instytucji kontrolującej.

Dla kogo jest ta usługa?

Usługa jest przeznaczona dla firm, które:

• otrzymały dotację i chcą bezpiecznie rozliczyć projekt,
• nie mają własnego zespołu do obsługi projektów UE,
• chcą uniknąć błędów w dokumentacji,
• mają problem z wnioskiem o płatność,
• otrzymały wezwanie do uzupełnień,
• realizują projekt inwestycyjny, technologiczny, B+R lub innowacyjny,
• chcą mieć stałe wsparcie w kontakcie z instytucją,
• przejęły projekt po innej firmie doradczej,
• chcą uporządkować dokumenty przed kontrolą.

Jak wygląda współpraca?

Etap 1. Przegląd projektu

Analizujemy dokumenty i ustalamy aktualny status projektu. Sprawdzamy, co zostało już zrealizowane, jakie wydatki poniesiono, jakie dokumenty są kompletne, a czego brakuje.

Etap 2. Plan rozliczenia

Przygotowujemy plan dalszych działań: harmonogram wniosków o płatność, listę brakujących dokumentów, ryzyka i rekomendacje.

Etap 3. Bieżąca obsługa rozliczeń

Przygotowujemy lub wspieramy przygotowanie wniosków o płatność, uzupełnień, wyjaśnień i dokumentów wymaganych przez instytucję.

Etap 4. Zamknięcie projektu

Pomagamy przygotować rozliczenie końcowe, uporządkować dokumentację i wskazać obowiązki na okres trwałości projektu.

Najczęstsze pytania

Czy możecie rozliczyć projekt, którego nie przygotowywaliście?

Tak. Zaczynamy od przeglądu dokumentacji i oceny aktualnego statusu projektu. Po analizie wskazujemy, czy możemy przejąć obsługę rozliczenia i jakie działania są potrzebne.

Czy pomagacie przy wnioskach o płatność?

Tak. Przygotowujemy i weryfikujemy wnioski o płatność, załączniki, dokumenty księgowe, protokoły odbioru i wyjaśnienia dla instytucji.

Czy pomagacie przy projektach FENG?

Tak. Wspieramy firmy realizujące projekty FENG, w szczególności projekty inwestycyjne, technologiczne, B+R, automatyzacyjne i wdrożeniowe.

Czy obsługujecie projekty z Polski Wschodniej i Podkarpacia?

Tak. Pomagamy przy projektach z programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej oraz Fundusze Europejskie dla Podkarpacia 2021–2027.

Czy możecie pomóc, jeśli instytucja wezwała nas do uzupełnień?

Tak. Analizujemy treść wezwania, dokumentację projektu i pomagamy przygotować odpowiedź oraz wymagane załączniki.

Czy rozliczanie projektu obejmuje też trwałość?

Możemy pomóc zarówno przy rozliczeniu projektu, jak i przy przygotowaniu firmy do okresu trwałości. Monitoring trwałości można potraktować jako osobną usługę po zakończeniu rozliczenia.

Rozlicz projekt UE bez chaosu i opóźnień

Jeżeli Twoja firma otrzymała dofinansowanie, zadbaj o prawidłowe rozliczenie projektu już od początku realizacji.

Pomagamy uporządkować dokumenty, przygotować wnioski o płatność, odpowiedzieć na uwagi instytucji i bezpiecznie przejść przez etap rozliczenia.

Rozliczanie projektów UE to nie formalność. To ochrona przyznanego dofinansowania.